Stellenangebot: Office Manager/in (m/w/d) in einem dynamischen Team

Die rehm Datenschutz GmbH ist Teil der Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm und damit Bestandteil der Südwestdeutschen Medienholding, einem der führenden Medien- und Kommunikationsunternehmen in Deutschland, zu dem u.a. Tageszeitungen (z.B. Süddeutsche Zeitung, Stuttgarter Zeitung, Stuttgarter Nachrichten), Fachzeitschriften, Druckereien, Radiobeteiligungen, Onlineportale sowie Dienstleistungsunternehmen gehören. An über 30 Standorten im In- und Ausland ist der Konzern mit etwa 6.100 MitarbeiterInnen in den verschiedensten Geschäftsfeldern der Medienbranche aktiv.

Die von der Gründerin, Daniela Duda, geführte rehm Datenschutz GmbH verfügt über eine hervorragende Expertise und beste Kundenkontakte im Datenschutz-Umfeld. Im Rahmen hochprofessioneller Beratung und Schulung werden Unternehmen in Sachen Datenschutz erfolgreich unterstützt. Im Schulterschluss mit der Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm, dem Marktführer für juristische Fachinformationen im Bereich der öffentlichen Verwaltung, begleitet rehm Datenschutz auch Kommunen und andere Behörden kompetent und zuverlässig bei der Umsetzung aller relevanten Datenschutz-Vorschriften.

Wir suchen für den Standort Brunnthal (Nähe München/Bayern) Sie als

Office Manager/in (m/w/d)

Sie sind der Dreh- und Angelpunkt des Unternehmens. Sie organisieren das Büroleben, steuern interne Anbläufe, bzw. entwickeln diese weiter. Als direkte Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und Beschäftigten, wie auch Kunden ist Ihnen effiziente Kommunikation und Vertraulichkeit ein wichtiges Anliegen. Sie können sich gut organisieren und haben Freude an einem wirklich bunten Team? Dann suchen wir wirklich genau Sie!

Ihre Herausforderungen:

  • Sicherstellung einer professionellen und effizienten Büroorganisation und -administration
  • Assistenz der Geschäftsleitung, u.a. Vertragsangelegenheiten, Korrespondenz, Protokolle
  • Vorbereitende Buchhaltung/Vorbereitendes Bearbeiten von Eingangsrechnungen
  • Erstellen von Ausgangsrechnungen inkl. Koordination des Mahnwesens
  • Telefonzentrale
  • Organisation und Koordination aller Büroabläufe, u.a. Überwachung und Bearbeitung von Schriftverkehr, Termin- und Reiseplanung, Organisation von Meetings, Dokumentenablage, Sicherstellung von Büromaterial, Koordination der Dienstleister
  • Unterstützung/Steuerung/Controlling interner Prozessabläufe des Teams
  • Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen (Power Point)
  • Pflege des digitalen (Sharepoint) wie auch physischen Ablagesystems
  • Möglichkeit der Mitarbeit in Projekten (z.B. im Bereich Compliance/Kommunikation/Schulungen); eigenverantwortliche Sachbearbeitung
  • Unterstützung und Organisation von Veranstaltungen
  • Pflege des Internet-Auftrittes

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder/und erfolgreich abgeschlossenes Studium (bspw. zur/m Rechtsanwaltsfachangestellten, Rechtsfachwirt/in, Fremdsprachenkorrespondent/in oder vergleichbar) sowie gegebenenfalls entsprechende Weiterbildungen
  • Erfahrungen mit ZEP, Lexware oder einem anderen Zeiterfassungs-/Fakturasystem sind von Vorteil
  • Mehrjährige Berufserfahrung – optimalerweise in einem juristischen Umfeld
  • Zuverlässigkeit und absolute Diskretion
  • Hohe Einsatzbereitschaft, klare Eigeninitiative und ausgeprägtes Organisationsgeschick
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen MS Office Produkten (Word, Power Point, Excel, Sharepoint)
  • Sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise, gute Kommunikationsfähigkeit
  • Augenmerk für Details bei gleichzeitigem Interesse, Zusammenhänge verstehen zu wollen
  • Hands-on Mentalität, Kommunikationsstärke, Neugier auf Herausforderungen, Humor und Spaß an der Arbeit im Team

Falls Sie noch nicht ganz über das Idealprofil verfügen, sind wir dennoch an Ihnen interessiert. Die rehm Datenschutz GmbH steht für ständige Weiterbildung und Entwicklung ihrer MitarbeiterInnen. Über Fortbildungen und Seminare im fachlichen und persönlichen Bereich erhält jeder und jede das benötigte Know-How, um bei rehm Datenschutz erfolgreich zu sein.

Die rehm Datenschutz GmbH bietet Ihnen unter anderem:

  • Einen Job, in dem Sie sich frei und individuell entwickeln können.
  • Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem dynamischen, inhabergeführten Unternehmen.
  • Einen auf Ihre Fähigkeiten zugeschnittenen Einarbeitungsplan.
  • Aktive Förderung und die ständige Möglichkeit zur persönlichen sowie fachlichen Weiterentwicklung.
  • Einen modernen, papierarmen Arbeitsplatz.
  • Ein buntes und vor allen Dingen kompetentes Team sowie Führungskräfte, die jederzeit als Sparringspartner zur Verfügung stehen.

Als Teil des Süddeutschen Verlages haben Sie darüber hinaus alle Vorteile eines renommierten Medienkonzerns, z. B. das Mitarbeiter-Abo der Süddeutschen Zeitung und Rabatte auf weitere Produkte der SZ-Edition oder die IsarCard Job.

Kontakt

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte unter Angabe Ihres Gehaltswunsches und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins per E-Mail unter der Adresse bewerbung@rehm-datenschutz.de. Inhaltliche Fragen beantwortet Ihnen gerne Frau Daniela Duda (Tel. 089.6080 7600).

Bitte schicken Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen nach Möglichkeit als verschlüsselte, passwortgeschützte .zip-Datei und teilen uns im eMail-Anschreiben eine Telefonnummer mit, die wir anrufen können, um Ihr Passwort zu erfragen.